Bagian- Bagian Front Office

FRONT OFFICE 

        Front Office, adalah salah satu departement di sebuah hotel yang berada di bagian depan merupakan pintu gerbang dari hotel itu sendiri sehingga mudah diketahui dan di hubungi tamu yang secara operasional berhubungan langsung dengan tamu.

Front Office berperan penting bagi sebuah hotel karena :

1. Merupakan pusat kegiatan hotel.

2. Para tamu mendapatkan pelyanan sebelum tamu tiba, pada saaat tiba di hotel, pada saat tiba di hotel, pada saat berada di hotel dan pada waktu akan meninggalkan hotel..

3. Kira-kira 65% pendapatan hotel didapatkan dari hasil penyewaan kamar.

4. Kesan pertama dan kesan terakhir bagi tamu di tentukan oleh front office.

Peranan Front Office :

1. Sebgai sumbu atau poros dari kegiatan hotel.

2. Sebagai jantung dari sebuah hotel.

3. Sebagai ujung tombak.

4. Sebagai barometer.

Fungsi Front Office :

1. Menjual kamar

· Menerima pesanan kamar

· Menangani tamu tanpa pemesanan kamar (walk-in)

· Mengerjakan atau memproses pendaftaran tamu.

· Menentukan nomor kamar.
. Request kamar dengan favorite\kesukaan tamu 

2. Menyiapkan dan memberikan pelayanan informasi hotel

·Informasi yang berhubungan dengan fasilitas hotel (Hotel Operation)

·Informasi tentang kejadian dan tempat-tempat atau objek yang bisa dinikmati oleh tamu di luar hotel.

3. Mengkoordinir pelayanan

·Antar departemen yang berhubungan langsung dengan tamu dengan departemen yang langsung berhubungan dengan tamu.

·Menangani permasalahan tamu dan keluhan (complains)

4. Mengerjakan laporan tentang status kamar

·Status terjual (o)

·Sedang di kerjakan

·Kamar rusak (ooo)

·Vacant room (v)

5. Menyiapkan pembayaran

·Penyusunan polio dan rekening tamu

·Memasukan tagihan kedalam folio (up dating)

·Mengawasi batas tagihan (credit levels)

·Mengumpulkan transaksi tamu

6. Menangani pembayaran tamu

·Menyiapkan statement

·Menyelesaikan pembayaran

7. Menyusun daftar riwayat kunjuangan tamu

·Melakukan pencatatan data individual untuk kunjungan yang akan datang

·Meyelenggarakan arsip kartu riwayat kunjungan tamu (Guest History Card)

8. Menangani telephone Switch Board, Telex, Fax, Telegram

·Menangani semua pembicaraan telephone

·Menerima dan mengirim telex, fax, dan telegram.

9. Menangani barang-barang bawaan tamu

·Menagani barang-barang tamu pada waktu tiba dan berangkat

·Menangani perpindahan kamar

·Menangani penitipan barang-barang bawaan tamu

Bagian- Bagian Front Office

A.       Front office Manager

Front office manager bertanggung jawab kepada general manager hotel, ia bertanggung jawab atas semua hal yang bersangkutan dengan semua kegiatan operasional dan administrasi kantor depan.

B.      Assistan front office manager

Bertanggung jawab kepada front office manager bertugas untuk membantu menyelesaikan tugas pimpinan , mewakili manajer apabila berhalangan hadir di suatu rapat , menyiapkan dan memeriksa untuk tamu penting , mengkordinir bawahan dan bekerjasama dengan departemen lain dan menerima complain dari tamu.

C.      Telephone operator

Telephone operator adalah satu secsioan berada di front officee yang secara umum memiliki tugas menerima telophone ,menyambungkan telephone dan mencatat pesan tamu.

D.      Reservasi

Reservasi adalah satu secsion yang berada di front office yang secara umum memiliki tugas untuk memperlancar operasional dan administrasi di bagian pemesanan kamar.

E.       Reception

Reception adalah secsion yang berada di front office yang bertugas menangani kedatangan tamu ( check-in ) ,baik mengani tamu dengan reservasi ( reservation guest ) maupun tamu tanpa reservasi ( walk-in guest ) menangani tamu pindah kamar ( change room ) dan menangani tamu berangkat ( check-out ).

F.       Front office cashiering

Front office cashhiering adalah secsion yang berda di front office yang bertugas menangani rekening transaksi pembayaran dari para tamu sebelum mereka meninggalkan hotel ( check-out ).

G.     Uniformend

Uniformend service adalah secsion yang berada di front office yang secara umum memiliki tugas menangani barang bawaan tamu baik tamu tiba ( check-in ) , tamu pindah kamar

( room change) sampai tamu berangkat ( check-out).

H.      Information service

Information sevice adalah secsion yang berada di front ofice yang secara umum memiliki tugas untuk memberikan beragam informasi kepada tamu secara tepat dan akurat.

PERANAN FRONT OFFICE

Front Office mempunyai macam-macam peran. Ada 8 peran penting dari Front Office Departement, antara lain :

• Merupakan Wakil dari Manajemen (Management Representative), dalam keadaan tertentu front office dapat berperan sebagai wakil dari manajemen, seperti menyelesaikan masalah tertentu yang biasanya diselesaikan oleh pihak manajemen.
• Orang-orang Yang Mampu Menjual (Sale Person), setiap mereka yang berada di front office diharuskan mampu dan memiliki Salesmanship, karena pada front office ini lebih banyak berhubungan dengan tamu dibandingkan departemen lain. Selain menjual produk hotel  seperti kamar, juga mampu menjual fasilitas-fasilitas yang disediakan oleh Hotel.
• Pemberi Informasi (Information Giver), petugas yang berada di front office diharapkan mampu memberikan keterangan yang jelas dan benar tentang fasilitas dan produk hotel dan harus mengetahui kejadian-kejadian serta peristiwa-peristiwa penting diluar hotel yang berhubungan dengan kebutuhan tamu.
• Penyimpan Data (Record Keeper), Front office departement merupakan sumber dan pusat penyimpanan data dalam kegiatan-kegiatan sehari-hari dihotel.
• Dapat Melakukan Tindakan Secara Diplomatis (Diplomatic Agent), Front office mampu melakukan tindakan secara diplomatis yaitu menjaga dan menetralisir suasana hubungan baik dengan pihak lain yang berhubungan dengan hotel.
• Pemecah Masalah (Problem Solver), Sebagai The Hub of Activities, front office merupakan tempat untuk menyelesaikan masalah tamu, terutama keluhan-keluhan tamu.
• Sebagai Wakil dari Hubungan Masyarakat (Public Relations Agent), karyawan front office harus dapat berperan secara aktif sebagai orang yang berhubungan dengan masyarakat, terutama masyarakat pengunjung yang datang kehotel. Diharapkan dapat berperan sebagai internal public reletions yang memberikan citra baik terhadap tamu hotel.
• Sebagai Koordinator Kegiatan Pelayanan (Service Coodinator),  front office juga berperan sebagai tempat koodinator pelayanan informasi dan kegiatan departemen lain di komunikasikan melalui Front Office.

FUNGSI FRONT OFFICE DEPARTEMENT

• Menjual Akomodasi Hotel
• Menyambut dan mendaftar tamu-tamu yang akan check – in
• Melayani pemesanan kamar
• Memantau perkembangan situasi kamar (Room Status) secara akurat
• Menyiapkan berkas-berkas pembayaran tamu (Guest bill)
• Menangani semua surat yang masuk ke dalam dan keluar hotel
• Menangani fasilitas komunikasi
• Melayani dan memberikan informasi serta permintaan-permintaan pelayanan lainnya
• Melayani, menampung, menyelesaikan keluhan tamu
• Melayani penitipan barang-barang berharga
• Melakukan kerja sama yang baik dengan departemen lain untuk kelancaran operasional hotel

STRUKTUR FO 

Bagian serta Tugas Front Office

BAGIAN BAGIAN F.O.

A.Seksi seksi front office
   1.Reception section
   2.Reservation section
   3.Uniform section
   4.Operator section
   5.Imformation section
   6.Front cashier section

B.Tugas dan tanggung jawab
Tugas pokoknya adalah:
   a. Mempersiapkan kedatangan tamu yang tiba pada saat itu.
   b. Melaksanakan proses pendaftaran pada saat tamu itu tiba.
 c. Mengkoordinasikan kepada departement lain tentang kedatangan
tamu termasuk jenis kamar, makanan dan minuman dan total pax.
 d. Kadang-kadang berfungsi sebagai cashier sementara.
 e. Melaksanakan proses keberangkatan tamu yang check out.
 f. Mengkoordinasikan kepada departement lain jika ada tamu yang
pindah kamar.

Tugas-tugas:

1.Tugas umum kantor depan
*Memberikan imformasi kepada tamu.
*Melayani kebutuhan tamu dalam hal:
      -surat menyurat
      -kunci kamar
      -hubungan telephon
      -transaksi pembayaran di hotel
*Melayani para tamu yang complain tentang fasilitas maupun
pelayanan di hotel.
*Ikut mempromosikan dan menjual fasilitas lainnya di hotel.

2.Reservation section
*Menerima pemesanan kamar dari tamu secara perorangan atau individual, kelompok atau melalui travel agent dan memberikan komfirmasinya.
*Membuat ramalan atau perkiraan jumlah tamu atau penghuni kamar untuk suatu periode harian, mingguan, bulanan dan tahunan.
*Membuat daftar tamu yang akan datang secara harian (expected arrival list) yang individual, kelompok ataupun vip.

3.Concierge atau uniform service
tugas utamanya adalah memberikan pelayanan umum kepada tamu yang ada di lobby (check in, check out, order taxi, mengambil obat dan lain lain).

4.Operator telephone

*Memberikan pelayanan penyambungan telephone baik didalam kota ,interlokal (city call, long distance call atau overseascalls).

*Melayani permintaan membangunkan wake up call.

NAMA: BHUDI SANTOSO

NIM: 2017140023

STP SAHID JAKARTA KAMPUS 2 PONDOK CABE

MATA KULIAH:OPERASIONAL KANTOR DEPAN

NAMA DOSEN:SYAHARUDDIN S.PD, M.PD.

DAFTAR PUSTAKA

https://ryanvelimsky.wordpress.com/bagian-serta-tugas-front-office/